「忘年会の幹事になってしまった・・・・。」
「忘年会はいつから？お店っていつから予約したらいいの？」
などなど、忘年会シーズンになると、色々と悩みますよね？
初めての幹事の方は、いつ、どんなお店を予約したらよいか？分からないことだらけですよね。
そこで、ここでは忘年会の時期やお店選びの注意点をご紹介します。
初めての幹事で忘年会の手配の仕方がわからないという方、必見です！
忘年会の時期はいつから？いつまで？素朴な疑問
ひとくちに忘年会と言っても、幹事初心者の方は、時期も御存じないかもしれませんね。
忘年会は、1年間の締めくくりとして行う会です。ゆえに、時期は12月上旬から年末までに行われることが一般的となっています。
さらに、忘年会に参加する社員はよく飲むことが多いので、曜日はたいてい金曜日に設定されます。あと、最近ではお店が込まない11月に忘年会を開催する会社もあります。
その場合、忘年会気分が出るように、なるべく12月に近い11月下旬に行います。
忘年会のお店の予約はいつから？混み合う前に予約は必須
まだ、忘年会シーズンは先だから。お店の予約に動き出すのは早いのでは？と考える方もいるかもしれませんね。
でも、忘年会シーズン間近になってしまうと、チェーン店でも予約が取れないことも。特に、人気店の場合は10月でも予約でいっぱいになってしまうこともあります。
ゆえに、幹事に選ばれたら速やかにお店を予約する必要があります。
【予約する流れ】
①忘年会の参加人数を確認する（社長が参加するかも）
②人気店から予約の電話をする（仮押さえする）
③参加できる日時を回覧板やメールで送って確認する
④参加人数と日時が決まってお店に予約する
幹事さんは早めに参加者の人数を確認しましょう。さらに、忘年会に参加する層（社長が参加するかしないかなど）を把握しましょう。
参加する人の層でお店選びをして、人気店から予約の電話をかけていきましょう。
お店が人気店でなくても良いのであれば、11月に予約しても間に合います。人気店を予約したいのなら、最低でも10月には予約手配を行いましょう。
お店を仮押さえしたら、参加できそうな日時を選んでもらうよう回覧板を回しましょう。複数日程を設定すると、参加者の負担になりません。
さらに、予約日が近づいてきたら、お店に予約できているかどう確認の電話を入れましょう。そうしないと、何かの手違いで予約できない場合困りますからね。
幹事としてうまく予約できれば、幹事であるあなたの会社での株がUPするでしょう。
忘年会のお店選び5つの注意点
忘年会のお店選びをするときには気を付けなくてはいけないポイントがあります。それは、会社の参加者すべての人が楽しめる無難な店であることという点です。
もし、幹事の方がエスニック料理や韓国料理がお好きでも、苦手な人もいる場合はNGです。一番無難なのは和洋折衷のコースでしょう。
コースを選べば、上司や先輩にお料理を取り分ける必要もありません。すると、上役も若手もリラックスして忘年会を楽しむことができるでしょう。
できれば、お部屋は個室、または貸し切りにしましょう。そうでないと、同じホールのお客様に余計な気を使ってしまうことになります。
すると、社員の方々が思いっきり忘年会を楽しめなくなってしまいますからね。
それでは、お店選びの5つの注意点について見ていきますね。
お店の立地条件
会社の忘年会のお店を選ぶときには、立地条件にも気を遣う必要があります。
例え、人気のあるお店であっても勤務先から遠方にあるお店はおすすめできません。できるだけ、社員の皆さんが参加しやすいように勤務先から近いお店をチョイスしましょう。
夜間になってもタクシーが拾いやすい場所にあるお店の方がおすすめです。
誰もが楽しめるお店を選ぶ
会社の忘年会というのは、さまざまな年代の社員さんが参加します。すると、それぞれ食の好みが異なりますよね。
若い人は、海外の創作料理や普段あまり食べないエスニック料理を好むかもしれません。でも、年配の方は普段食べなれている洋食や和食の方がお好みかもしれません。
幹事さんの好みだけでお店選びをすると、参加者が不満を抱くかもしれません。そんな時には、誰でも楽しめる無難な和洋折衷のコース料理を出すお店を選びましょう。
それなら、老若男女関係なく食事を楽しむことができるでしょう。
人数の変更を対応してくれるお店
忘年会のお店の予約する場合は、相手に参加人数を伝えなくてはいけません。
しかし、忘年会が近づくにつれて予約日によっては参加できない人も出てくるかも。場合によっては、参加者がふえる場合もあり得ますよね。
忘年会のお店選びをするときには、そんな人数変更に柔軟に対応してくれるお店をチョイスしましょう。そうすれば、忘年会前に人数が変更になってもトラブルになったりすることを防ぐことができます。
キャンセルする時の条件も聞く
忘年会のお店を予約していても、もしかしたら会社側の都合でキャンセルすることもあり得ますよね。
幹事さんは、そんな場合も想定して予約しているお店にキャンセルするときの条件も確認しておきましょう。
キャンセルするときの条件が厳しくないところを選べば、キャンセル時のトラブルを防ぐことができます。お店の予約時は、キャンセル時の条件を上司に伝えておくことも忘れないようにしましょう。
お店によってはキャンセル時にキャンセル料が発生することも。ドタキャン時に費用が発生する場合は、社員の皆さんにあらかじめ伝えておきましょうね。
2次会の場所も考えたお店選び
そもそも、忘年会の二次会というのは一次会の解散時に行きたい人が行くイメージがあります。だからと言って、二次会はノープランでもOKというわけではありません。
忘年会の一次会は主賓に当たる社長などのキーパーソンが必ず参加します。ゆえにお店選びは社長などのキーパーソンの好みに合わせた無難なものになります。
それに対し、二次会は参加者の好みや希望の最大公約数でお店選びをします。さらに、お店は一次会の会場にできるだけ近く、移動しやすい場所にあるお店を選ぶ必要があります。
ゆえに、一次会の会場は二次会の会場の近くという条件が必要となります。
まとめ
忘年会の幹事に選ばれたら、すぐにお店選びに着手しましょう。そして、遅くても10月には予約をすませておく必要があります。
さらに、キャンセルや人数変更時の条件も事前に確認しておきましょう。
社員の皆さんが喜ぶお店選びをして、社内での株をUPさせちゃいましょうね。
